Les dépenses d'affaires et de voyage des entreprises canadiennes ont doublé en 9 ans

Selon American Express, les dépenses d'affaires et de voyage des entreprises canadiennes, dans le secteur public aussi bien que privé, a presque doublé en neuf ans.

L'étude menée en 2006 par la société de recherche indépendante Ipsos Reid pour American Express sur la gestion des voyages et les dépenses d'affaires révèle que les entreprises canadiennes dépensent à présent quelque 24 G$ par année en frais de voyage et de représentation. Il s'agit d'un bond par rapport aux 12,9 G$ dépensés en 1997, année où Amex a effectué sa dernière étude de fond à ce sujet. L'étude indique également que les entreprises pourraient récupérer jusqu'à 2,4 G$ si elles contrôlaient et réduisaient davantage leurs coûts.

"Nous avons connu beaucoup de changement ces dernières années, explique Shawn Klerer, vice-président et directeur général - Voyages d'affaires d'American Express au Canada. Notre industrie a été vivement secouée et l'environnement commercial s'est transformé, ce qui a accentué l'importance des contrôles financiers et des données comptables. La vigueur de l'économie canadienne a aussi favorisé une reprise marquée des dépenses de voyage; en effet, les représentants des entreprises se déplacent pour rencontrer de nouveaux clients et mousser leurs affaires."

Tous ces facteurs ont mis à l'avant-plan la gestion des voyages et les dépenses d'affaires, qui occupent à présent une place importante dans les préoccupations de la haute direction. Le contrôle des coûts toujours en hausse est devenu une priorité des chefs d'entreprise.

"Comme les dépenses d'affaires et de voyage comptent parmi les trois dépenses contrôlables les plus importantes des entreprises, l'attention portée à la gestion de ces frais a nettement augmenté. Les chefs d'entreprise commencent maintenant à s'occuper eux-mêmes de cette catégorie de dépenses volumineuse, ajoute Andrew Pilkington, vice-président et directeur général - Carte commerciale - Mondial d'American Express au Canada. On constate que plus de directeurs financiers et de professionnels de l'approvisionnement jouent un rôle stratégique en gestion des dépenses."

L'étude d'American Express, menée en association avec Ipsos Reid sur les pratiques de gestion des voyages et des dépenses d'affaires de 500 grandes et moyennes entreprises.
L'étude a montré que les entreprises canadiennes gèrent ce poste d'envergure avec beaucoup plus de discipline. Et l'utilisation de contrôles officiels devient une pratique courante. Ainsi :


- Près des trois quarts (73 %) d'entre elles disent avoir des lignes
directrices sur les voyages contre 62 % en 1997.

- Un nombre encore plus grand ont mis en place des lignes directrices
rigoureuses pour l'achat de fournitures de bureau (76 %), de services
de télécommunications (76 %) ainsi que de matériel et de logiciels
(81 %).

- Et près d'un tiers (32 %) des répondants au sondage ont indiqué que
leur haute direction s'implique dans la gestion globale des dépenses
d'affaires et de voyage.


Toutefois, certaines entreprises manquent d'uniformité et d'engagement à l'égard des lignes directrices, pratiques et méthodes qu'elles ont mises en place. Dans bien des cas, les employés n'ont pas l'obligation de se conformer aux lignes directrices sur les voyages et les dépenses, et les outils de gestion ne sont pas entièrement déployés.

"Trop souvent, les systèmes utilisés pour faire un suivi et assurer un contrôle des dépenses restent enracinés dans des pratiques de gestion désuètes, affirme Andrew Pilkington. La plupart des entreprises ont en place des lignes directrices sur les voyages et les dépenses, mais il n'y a pas de suivi pour en assurer ni en renforcer le respect."

Il s'ensuit que bon nombre d'entre elles ratent des occasions d'économiser, totalisant jusqu'à 2,4 G$. Ainsi, l'étude montre que les entreprises :


- Hésitent à exploiter la nouvelle technologie - Les réservations en
ligne ont considérablement augmenté, mais plus d'un tiers des
entreprises (37 %) disent ne pas vouloir faire le saut pour
l'instant. Les entreprises peuvent, grâce à un programme
soigneusement géré, équilibrer leurs réservations en ligne et hors
ligne de façon à fournir à leurs voyageurs les services qu'ils
recherchent tout en maximisant les économies.

- Sont peu disposées à rendre obligatoire l'utilisation d'une carte -
La majorité des entreprises, soit 60 %, disposent d'un programme de
cartes affaires, soit de cartes émises au nom des employés pour payer
leurs frais de voyage et d'autres achats professionnels. Mais les
employés d'un peu moins de la moitié d'entre elles (49 %) sont tenus
d'utiliser leur carte. En d'autres termes, les employés paient leurs
achats professionnels en espèces ou avec leurs cartes personnelles,
ce qui rend difficile le processus de suivi et de rapprochement des
dépenses. L'utilisation obligatoire d'une carte affaires par les
employés permet aux entreprises d'accumuler de précieux
renseignements sur les dépenses et de découvrir de nouvelles façons
d'économiser.

- Ont encore recours à des processus manuels - Bon nombre d'entreprises
(47 %) ont automatisé leur système de production des notes de frais,
car cela fait gagner du temps aux employés, assure le respect des
lignes directrices sur les dépenses et permet de réduire les coûts de
traitement et d'administration. La moitié d'entre elles continuent
d'utiliser des processus papier qui sont longs et n'ont aucune mesure
de vérification ni de rapprochement en place. Plus d'entreprises
doivent chercher des façons d'automatiser ce processus.

- Ne sont pas prêtes à engager les ressources nécessaires - Même si
la plupart des entreprises ont les ressources voulues pour gérer
efficacement leur programme de voyages - accès simplifié aux données
(73 %), vérifications régulières des relations avec les agences
(45 %) et examens annuels globaux de la part de la haute direction
(59 %) - près de la moitié d'entre elles (47 %) n'ont pas désigné une
personne à la tête de l'ensemble des processus. Bref, il n'y a
personne qui gère le programme au quotidien pour assurer la
conformité aux lignes directrices. Le fait d'attribuer cette fonction
à quelqu'un peut constituer l'aspect le plus important en matière de
contrôle des dépenses.


Selon Shawn Klerer, "la saine gestion des dépenses d'affaires et de voyage est essentielle à l'exploitation d'une entreprise. La prochaine phase de l'évolution de la gestion des dépenses des entreprises consistera à appliquer le même degré de rigueur et de gouvernance que pour les autres domaines dont elles ont la responsabilité financière."

L'étude d'American Express révèle aussi que le volume des voyages d'affaires de 87 % des entreprises a augmenté ou est demeuré stable au cours de la dernière année. Près de la moitié d'entre elles ont indiqué que leurs employés doivent se déplacer en raison de l'accroissement de leurs activités et de leur clientèle. Malgré le resserrement des mesures de sécurité imposées aux voyageurs, les entreprises canadiennes estiment en grande majorité qu'une rencontre en personne est essentielle pour conduire des marchés.

"Ces dernières années, nous avons remarqué un changement d'attitude à l'égard des voyages d'affaires, indique Shawn Klerer. Les entreprises ont toujours accordé beaucoup d'importance aux réunions en personne avec leurs clients. Elles cherchent maintenant à mieux gérer le coût de ces rencontres."

A propos de l'étude

L'étude sur la gestion des voyages et les dépenses d'affaires a été effectuée au téléphone auprès de 500 moyennes et grandes entreprises canadiennes entre janvier et avril 2006. Le chiffre d'affaires annuel des entreprises sondées varie entre 5 M$ et 250 M$ (moyennes entreprises) ou dépasse 250 M$ (grandes entreprises). Avec un échantillon de cette taille, les résultats sont considérés comme précis à 4,4 points de pourcentage 19 fois sur 20. Le sondage a été effectué par Ipsos Reid.

A propos d'American Express

Au Canada, American Express exerce ses activités sous les raisons sociales Banque Amex du Canada et Amex Canada Inc. Ces deux sociétés sont des filiales en propriété exclusive d'American Express Travel Related Services Company, Inc., dont le siège est à New York. Il s'agit de la plus importante division d'exploitation d'American Express Company. Amex Canada Inc. exploite les divisions Voyages d'affaires et Chèques de Voyage au Canada ainsi que le Réseau des Services voyages grand public. La Banque Amex du Canada est responsable de l'émission des Cartes American Express au pays. Amex a ouvert ses premiers bureaux à Toronto et à Hamilton en 1853 et emploie aujourd'hui plus de 3 700 Canadiens d'un océan à l'autre.